四、财务管理
4.1 财务管理模块总述
4.1.1 业务逻辑简述
费用线：费用报销（直接选择"已支付"即完成付款，无需再做付款登记）
付款登记（管理）模块总述
| 付款类型 | 适用场景 | 是否计入成本 | 资金流水 | 典型示例 |
|---|---|---|---|---|
| 合同 | 按支出合同付款 | ❌ 否 | ✅ 是 | 按劳务合同付进度款 |
| 采购 | 采购业务付款 | ❌ 否 | ✅ 是 | 采购单付款 |
| 非合同 | 零星费用支出 | ✅ 是 | ✅ 是 | 税费、公共支出等 |
| 还款 | 归还借款 | ❌ 否 | ✅ 是 | 归还借款/银行贷款 |
| 分红 | 利润分配 | ❌ 否 | ✅ 是 | 股东分红 |
注意:"非合同"付款是唯一同时影响成本和资金的付款类型
- 其他类型付款是对业务单据的付款支付记录，付款登记表单中的金额不再计入项目成本，成本在合同或业务单据中已体现。
4.2 收入管理操作流程
4.2.1 收款登记
路径：【财务管理】→【收款登记】→【新增】
适用场景：业主按合同约定支付进度款；收到其他往来款项（借款、投资等）
操作说明：
选择项目：系统自动过滤出该项目的收入合同
选择收款类型：
合同收款（默认）——与收入合同关联
非合同收款——其他收款
填写收款信息（以合同收款为例）
收款日期：资金到账日期
选择合同：从下拉列表选择已审批的收入合同
摘要信息：如"第一期进度款，按合同约定支付 30%"
收款金额：本次实际到账金额（如：30,000 元）
收款单位：选择内部单位（收款主体）收款银行：选择银行账户
上传凭证：银行回单或转账凭证（建议上传）
📈 操作后系统变化表：
| 数据项 | 变化前 | 变化后 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 合同收款金额 | 0 | 3 万元 | 计入合同已收款 |
| 未回款金额 | 10 万元 | 7 万元 | 计算公式：合同金额 - 已收款 |
| 项目现金利润 | 0 | 3 万元 | 计算公式：现金收入 - 现金支出 |
| 项目结算利润 | 不变 | 不变 | 结算利润以合同结算金额减去项目实际成本计算 |
| 资金流水 | - | +3 万元 | 增加银行存款 |
💡 提示
收款登记可以多次操作，系统会自动累加。
看板数据变化：
4.2.2 开票登记
路径：【财务管理】→【开票登记】→【新增】
适用场景：向业主开具发票/根据收款或合同约定开票
操作说明：
关联项目：选择对应的项目
开票日期：实际开票日期
发票类型：专票/普票
类别：合同/非合同
关联合同（类别为合同）：选择对应的收入合同
收票单位和开票单位会自动填充（系统自动带出）
发票上传：发票联扫描件
填写开票明细：
- 货物或应税劳务、服务名称。
- 开票金额：本次开票金额（含税）。
- 税率：与合同税率一致。
- 系统自动计算：不含税金额、税额。
📈 操作后看板变化：
- 项目已开票金额累加。
- 未开票金额相应减少。
- 销项增值税增加。
4.3 支出管理操作流程
4.3.1 付款登记
路径：【财务管理】→【付款登记】→【新增】
付款类型详解
在付款前，首先要正确选择付款类型：
① 合同付款（最常用）适用场景：按已签订的支出合同付款（如劳务进度款）。
- 操作：选择类型为“合同” → 选择已审批的支出合同。
- 金额：填写本次付款金额（如 20,000 元）。
- 效果：合同已付增加，应付账款减少。
上传付款凭证
数据看板变化：
合同已付款金额：2 万元
供应商未付金额：18 万元（20 万-2 万）
资金流水：1 万元（3 万-2 万）
项目成本：不变（成本在合同签订时已计入）
② 非合同付款（⚠️ 重点）适用场景：税费、房租、招待费等无合同支出。
注意：这是唯一同时计入项目成本并影响资金流水的类型。
- 操作：选择类型为“非合同” → 选择费用类型（一级/二级分类）。
- 效果：项目成本增加，资金减少，利润减少。
③ 采购付款适用场景：支付材料采购款项。
- 操作：选择类型为“采购” → 关联采购入库单。
- 效果：采购单已付累加，应付账款减少。
- 成本：不变（成本在采购入库或出库时已计入）。
④ 机械付款适用场景：支付机械租赁费用。
- 操作：选择类型为“机械” → 关联机械租赁单。
⑤ 还款付款适用场景：归还公司借款、银行贷款本金。
- 操作：选择类型为“还款” → 填写还款金额。
- 效果：资金流水减少，负债减少，项目成本不变。
⑥ 分红付款适用场景：股东利润分配。
- 操作：选择类型为“分红” → 填写分红金额。
4.3.2 收票登记
路径：【财务管理】→【收票登记】→【新增】
适用场景：
- 收到供应商开具的发票（对应支出合同/采购）。
- 收到费用报销的发票。
操作说明：
- 选择发票类型：专票/普票。
- 选择类别：
- 合同：关联支出合同（非合同收票会进入应付，但不会关联合同）。
- 非合同/报销：报销收票不进入应付账款。
- 填写发票信息：发票代码、号码、金额、税率。
- 上传附件：发票扫描件。
- 保存：点击保存。
收票记录自动关联至对应合同
操作后系统变化：
已收票金额累加
未收票金额减少
财务报表：进项税额增加（专票可抵扣）
4.4 费用报销操作流程
4.4.1 费用报销
路径：【财务管理】→【费用报销】→【新增】
适用场景：员工垫付的项目费用；差旅费、交通费、办公费等
操作步骤：
- 关联项目：选择费用归属的项目（费用将计入该项目成本）。
- 报销人：选择员工。
- 添加报销明细：
- 费用类型：选择一级分类（如管理费用）和二级分类（如交通费）。
- 费用金额：填写实际发生金额。
- 费用用途：详细描述。
- 附件：上传多张发票或小票。
- 支付状态（关键）：
- 未支付（默认）：员工先垫付，审批后财务再付款。
- 已支付：财务直接支付现金，需填写付款账户和日期。
📈 系统变化：
- 项目成本：立即增加（按费用类型统计）。
- 资金流水：如选择“已支付”，资金立即减少；如“未支付”，生成应付报销款。
报销款一般是员工已垫付，还未收到公司付款，所以默认未支付，提交审批后财务再付款。
财务人员支付报销款时，选择支付状态
选择已支付，并填写付款的日期和付款公司和银行信息，并上传支付单据。
操作后系统变化：
项目成本增加（按费用类型分类统计）
资金流水减少（如选择"已支付"）
4.4.2 备用金操作教程
1）什么是备用金？
备用金是公司预先支付给员工用于日常零星开支的款项。员工在发生实际费用后，财务可以在【费用报销】中进行冲抵结算，实现资金使用的灵活性和可追溯性。
🎯 典型应用场景
- 长期驻外人员的日常开支管理
- 项目现场管理人员的临时采购需求
- 频繁出差人员的差旅费用预支
- 小额物资采购的现场应急需求
- 项目启动初期的备用周转资金
2）备用金申请操作流程
路径：【财务管理】→【备用金管理】→【新增】
操作说明：
步骤一：填写申请类型
- 类型选择：
备用金申请
步骤二：填写基本信息
| 字段 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|
| 申请人 | 选择需要备用金的员工 | 张三（项目经理） |
| 关联项目 | 选择备用金使用的项目 | XX项目 |
| 申请日期 | 填写申请日期 | 2024-01-15 |
| 备用金金额 | 填写需要预支的总额 | 1,000元 |
步骤三：填写申请说明
- 摘要：详细说明备用金用途
- 示例："用于XX项目现场零星采购及差旅备用"
步骤四：提交审批
- 填写完整信息后点击"提交"
- 等待财务审批通过
财务支付时填写付款信息
内部单位：选择付款主体
付款账户：选择银行账户
| 数据项 | 变化前 | 变化后 | 说明 |
| 员工备用金余额 | 0 | 1,000元 | 张三名下有1000元备用金 |
| 银行存款 | 假设10万 | 9.9万元 | 付出现金1000元 |
| 资金流水 | - | -1,000元 | 现金流出 |
查看备用金余额：
路径：【数据中心】→【应收应付】→【备用金明细】
可以查看每个员工当前的备用金余额和历史记录
3）费用报销冲抵备用金操作
路径：【财务管理】→【费用报销】→【新增】
操作说明：
报销人：李明（与备用金申请人一致）提交了费用报销单，
报销明细如下，费用合计 650 元。
| 序号 | 费用类型 | 金额 | 发生日期 | |
| 1 | 材料费-主材 | 购买水泥 5 包 | 200元 | 2025-11-05 |
| 2 | 材料费-辅材 | 购买沙子 1 方 | 150元 | 2025-11-07 |
| 3 | 人工费-小工 | 搬运工人工费 | 300元 | 2025-11-12 |
财务人员需要冲抵该报销人的备用金，在报销单底部，找到是否冲抵备用金选项，
发起备用金冲抵（关键操作），点击"是"按钮
系统自动列出该员工名下的备用金余额
显示李明当前备用金余额：1,000 元，填写本次冲抵金额：报销金额（650 元）。
可手动调整冲抵金额，备用金余额：1,000 元，本次报销：650 元，冲抵金额：650 元，剩余支付金额为 0，报销人备用金余额从 1000 元变为 350.
系统变化情况表
| 数据项 | 冲抵前 | 冲抵后 | 说明 |
| 员工备用金余额 | 1,000元 | 350元 | 减少650元 |
| 剩余支付金额 | - | 0元 | 无需付款给员工 |
| 项目成本 | - | +650元 | 费用计入成本 |
注意：
1. 如果员工报销金额大于备用金余额，冲抵后剩余的金额，可以在报销单中填写本次实际支付金额。
2.如果员工所有报销结束后仍有剩余的备用金，比如 650 元，员工将 650 元现金退还给公司，财务在系统登记：【备用金管理】→【备用金退还】，录入退还金额：650 元，系统自动清零该员工的备用金余额
4.5 常见问题解答
1）问：费用报销做完还需要做付款登记吗？
答：不需要！如果在费用报销时选择了【已支付】，就视为已现金付款，无需再单独做付款登记。
2）问：项目成本为什么和实际不符？
答：检查成本构成明细：
✅支出合同：所有分包、采购合同
✅材料成本：采购直拨 + 出库领料+退料冲减
✅机械成本：机械租赁费用
✅人工成本：劳资管理的点工单+计提工资
✅其他成本：非合同付款 + 费用报销
3）问：如何查询对供应商应付金额？
路径：【数据中心】→【应收应付】→ 选择供应商
可以看到：应付金额、已付金额、未付金额
4）问：人工费要做付款登记吗？
答：如果在【劳资管理】做了点工或计提工资，那就不需要在付款登记中操作！人工费用有专门的管理模块。